Série AARS Depoimentos: Arquivos na pandemia – Daiane Pradebon

Iniciamos na segunda semana de julho/2020 a Série AARS Depoimentos: Arquivos na pandemia. Hoje publicamos o trigésimo primeiro depoimento.

A associada Daiane Regina Segabinazzi Pradebon relata o impacto da pandemia da Covid-19 no seu trabalho arquivístico.

Os depoimentos são publicados às quintas-feiras no site da AARS.

Daiane Regina Segabinazzi Pradebon
Arquivista UFSM
Santa Maria, RS.
Associada n. 339 da AARS

1. Qual o seu local de trabalho como arquivista?
Sou Arquivista da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM) e no momento atuo na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFSM (CPAD), subordinada ao Departamento de Arquivo Geral (DAG).

2. Quais atividades desenvolvia antes da pandemia?
Antes da pandemia estava vinculada à Divisão de Apoio Técnico aos Arquivos Setoriais (DATAS/DAG) e trabalhava diretamente com três atividades específicas. Uma delas era o atendimento aos setores para assessoria e orientação técnica quanto aos procedimentos de classificação, avaliação, organização e destinação dos arquivos. A outra atividade, coordenada pela Pró-Reitoria de Planejamento (PROPLAN/UFSM), era (e ainda se encontra em desenvolvimento) o Projeto de Modernização Administrativa da UFSM, que tem por objetivo o mapeamento de processos tendo em vista sua otimização e informatização, já integrada à gestão arquivística. Em paralelo a essas atividades, também estava trabalhando no planejamento e implementação do Processo Eletrônico Nacional na UFSM.

3. A pandemia mudou a sua rotina de trabalho? Se sim, conte-nos o que mudou.
Quando a pandemia começou, as atividades presenciais tiveram que ser suspensas e as assessorias arquivísticas que estavam em andamento nas unidades também pararam. Desde então, passaram a ser atendidas apenas algumas dúvidas que chegavam através de e-mail e/ou WhatsApp, que acabaram se tornando importantes ferramentas de trabalho na pandemia. Mesmo com algumas rotinas interrompidas, por outro lado, intensificaram-se as atividades relativas ao Projeto de Modernização Administrativa e ao Processo Eletrônico Nacional. Lembro que quando iniciou a pandemia tivemos que correr para implementar o maior número possível de processos online. Horas de trabalho em estações de trabalho adaptadas no sofá da sala ou na mesa da cozinha. Reuniões, que antes eram presenciais, passaram a ocorrer através do Google Meet. Tivemos que adaptar o modo de identificar os tipos documentais, sua classificação, prazos de guarda e juntamente com os setores produtores, definir a melhor forma de informatização desses documentos. A partir da implementação e expansão dos processos no sistema – que chamamos de PEN-SIE, surgiu também uma nova demanda de trabalho, que é o atendimento aos usuários. Acredito que atualmente seja a rotina de trabalho que mais tem ocupado espaço no dia a dia e que, com certeza, quando finalmente essa pandemia tiver chegado ao fim, ainda será muito importante pois tudo tem acontecido de uma forma tão rápida que muitas pessoas não estavam preparadas para as mudanças. Além disso, recentemente assumi a coordenação das atividades da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD/UFSM), que está passando por uma reformulação em seu regulamento. Porém, devido aos serviços de transporte da universidade estarem suspensos, a eliminação dos documentos em si será uma atividade que deverá ser retomada somente na volta do trabalho presencial. Assim como o retorno dos atendimentos de assessoria arquivísticas nas unidades da UFSM.

4. Depois que a pandemia passar, como será a volta ao trabalho? Que rotinas pretende retomar e quais manterá?
Acredito que a volta ao trabalho presencial será realizada de forma gradativa e que muitas atividades continuarão sendo desenvolvidas remotamente. Além disso, sistemas foram e estão sendo adaptados para que os processos e documentos sejam realizados e produzidos totalmente de forma digital. Com certezas as mudanças ao longo desse ano de pandemia foram muitas e algumas atividades já não poderão mais ser realizadas da mesma forma. Após a pandemia, pretendo continuar o trabalho que está sendo realizado frente ao Projeto de Modernização e ao Processo Eletrônico Nacional e retomar as atividades da CPAD/UFSM.

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