Série AARS Depoimentos: Arquivos na pandemia – Rejane Tonetto

Iniciamos na segunda semana de julho/2020 a Série AARS Depoimentos: Arquivos na pandemia. Hoje publicamos o trigésimo quinto depoimento.

A associada Rejane Maria Tonetto relata o impacto da pandemia da Covid-19 no seu trabalho arquivístico.

Os depoimentos são publicados às quintas-feiras no site da AARS.

Rejane Maria Tonetto
Arquivista Control Consultoria
Porto Alegre, RS.
Associado n. 32 da AARS

1. Qual o seu local de trabalho como arquivista?
Arquivista Sócia proprietária da Control Consultoria

2. Quais atividades desenvolvia antes da pandemia?
Coordenação e implantação de Projetos de Gestão Documental em Empresas e Instituições. Arquivista responsável técnica. Coordenação de equipes de trabalho na implantação de projetos. Responsável pela elaboração de propostas e negociação de projetos, prospecção de novos clientes.

3. A pandemia mudou a sua rotina de trabalho? Se sim, conte-nos o que mudou.
Sim, desde a constatação da pandemia tornou-se necessário a adequação e implantação de novos processos/rotinas e formas de atuação da equipe, desde o distanciamento, deslocamento e principalmente para atuação em home office.
Ocorreu a necessidade de revisão dos prazos, metodologia de trabalho e equipe, sempre mantendo o foco de tornar a informação controlada, disponível e desta forma facilitando as rotinas dos demais profissionais das empresas e instituições na condução de suas também novas rotinas.
Cada projeto que estava em andamento precisou ser reavaliado e negociado, visando adequar a nova situação.
Nossos clientes tornaram-se parceiros destas novas formas de atuação.
Nesta fase não ocorreram encerramento de contratos, somente suspensão das atividades presenciais e sem redução dos valores cobrados.

Ocorreu principalmente a aceleração da implantação de ferramentas para otimizar estas atividades e rotinas, adotou-se muito digitalização de documentos onde os processos ainda não estavam sendo através de controle e trâmite eletrônico, sempre avaliando a gestão da informação com nova visão de rotinas e infraestrutura.

Durante esta fase identificamos que cresceram as solicitações de serviços de consultoria, surgindo novos serviços/clientes justamente por identificarem a necessidade de terem os seus documentos controlados e organizados para facilitar a suas rotinas.

Também as atividades ficaram mais otimizadas e sendo desenvolvidas com mais autonomia dos colaboradores/equipe e com carga horária diferenciada, sem deslocamento onde os projetos estão sendo estimados por produção e não mais por carga horária. Muitas adequações foram necessárias para poder realizar e cumprir estes projetos.

4. Depois que a pandemia passar, como será a volta ao trabalho? Que rotinas pretende retomar e quais manterá?
Estamos em uma nova fase e a nossa profissão requer esta adequação e atualização conforme as novas exigências do mercado. Atuação do profissional gestor com foco em otimização de processos, parcerias com as equipes e novas formas de trabalho, oferecendo soluções para o controle da gestão documental das empresas e instituições atendo as funções e tendências de mercado.

Quando esta fase acalmar acredito que não teremos um retorno normal conforme era realizado anteriormente, surgiram novas formas de trabalho. Vamos nos adequar a estas necessidades de mercado e focar em resultados, sempre implantando novas ferramentas de otimização das rotinas e facilidades. O novo normal ainda é desconhecido mas será a nossa nova realidade.

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